Klicka på 
i den vänstra menykolumnen och en ny flik med sökformuläret öppnas.
Använda sökfunktionen
Välj bolag
Innan sökningen startas måste man välja vilket/vilka bolag som sökningen avser, detta görs i droplisten Bolag överst på sidan.
Bocka i de bolag du vill se och klicka på krysset för att stänga formuläret.
Tips för att välja bolag
- Filtrera listan genom att skriva i textrutan.
- Välj alla bolag i listan genom att klicka på Välj alla.
- Ta bort tidigare markerade val genom att klicka på Ta bort alla val.
Indelning av sökfälten enligt huvudrubriker
Följande huvudrubriker används för att indela de fält som är möjliga att använda för återsökning:
| Huvudrubrik | Typ av fält |
|---|---|
| Begränsa sökningen till senaste året | Bocka i denna ruta om du bara vill söka bland senaste årets fakturor |
| Visa endast sekretessfakturor | Denna ruta visas bara om Du har behörighet att söka sekretessfakturor. Sekretessfakturor visas bland övriga fakturor när Du söker men genom att bocka i denna ruta kan Du välja att bara se sekretessfakturor. |
| Favoriter | Fält som användaren väljer att aktivera som favoritfält. Lägg till ett fält till favoritlistan genom att klicka på stjärnan till vänster om fältet. För att ta bort ett fält från Favoriter, klicka på stjärnan till vänster om fältet. |
| Faktura – huvudinformation | Fält som är kopplade till fakturorna på huvudnivå. I listan Etikett visas endast systemetiketter om flera bolag är valda, välj ett bolag för att se bolagsspecifika etiketter. Här finns också ett fält för att fritextsöka på PDF-fakturor. Skriv exempelvis "Iphone" och få upp alla fakturor där detta finns specificerat på fakturan. |
| Bokföring | Fält som är kopplade till fakturornas bokföring (bokföringsdatum, verifikationsnummer etc.). |
| Dokumentdata | Fält som är relaterade till det grundläggande fakturaverifikatet/dokumentet (buntnummer etc.). |
| Handläggare | Fält som är relaterade till de användare som handlagt fakturan (sakgranskare, attestant). |
| Kontering | Fält som är relaterade till hur fakturorna är konterade, dvs. konteringssträngens olika dimensioner. OBS! det går endast att söka i flera bolag åt gången om dessa har samma konteringssträng. |
| Fakturastatus | Alternativ för vilken status fakturan ska ha. |
| Anpassad status | Ytterligare alternativ för vilken status fakturan ska ha. Alternativen i denna droplist skapas under Sökfilter i administrationsverktyget, finns inga alternativ skapade är droplisten inte synlig. |
Ange sökvillkor
- Sökning sker genom att fylla i värden för de fält som är kända. Ett eller flera fältvärden i kombination kan anges.
- ”Wildcards” kan användas och skrivs in som * eller % vilket symboliserar ett eller flera okända tecken.
T.ex. kan alla fakturor från en viss leverantör där endast del av leverantörsnamnet är känt sökas enligt följande: *Shell*
Sökningen kommer att lista alla fakturor från leverantörer vars namn innehåller Shell. - Vill man söka efter delade fakturor skriver man *[_]* i fältet för fakturanr.
- Om sökning ska göras som kräver att ett fält inte får innehålla något värde kan detta anges genom att skriva in ett minustecken i fältet.
- Rensa alla fält genom att klicka på
under droplisten Bolag.
Exkludera värden
Om man vill exkludera vissa värden vid sökning, exempelvis vill man se fakturor från en leverantör men inte från ett visst datumintervall.
Klicka på den grå symbolen
efter fältnamnet och symbolen ändrar färg
för att markera att fältvärdena exkluderas.
Visa sökresultat
När Du angett sökkriterier klickar Du på knappen Sök under droplisten Bolag
Sökresultatet visas till höger på bilden i form av en lista:
Summering av sökresultat
Överst visas en summering av sökresultatet omfattande:
- Totalt antal fakturor i sökresultatet
- Fakturabelopp inkl. moms i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
- Fakturabelopp exxl. moms i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
- Momsbelopp i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
Kolumner som presenterar fakturorna i sökresultatet
Vilka kolumner som ska visas i sökresultatet väljs på sidan Inställningar som öppnas via en ikon i den svarta kolumnen.
Adressat vid flera samtidiga mottagare
Om flera mottagare finns på fakturan i aktuellt steg visas värdet Flera.
Genom att klicka eller placera muspekaren över detta värde visas användare som har fakturan.
Öppna sökt faktura
Välj att titta på önskad faktura genom att klicka på aktuell rad.
All fakturainformation kan visas/läsas på öppnad sökt faktura, beroende på inställningar kan viss information redigeras.
Exportera/skriv ut sökresultat
För att skriva ut eller exportera fakturalistan till Excel gör Du så här:
- Markera de fakturor du vill ha med. Klicka på översta kryssrutan för att markera alla.
- Välj alternativ droplisten ovanför fakturalistan.
- Välj om Du vill inkludera konteringsrader eller inte.
- Klicka på Exportera.